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¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?

Es un conjunto de información estructurada en registros y almacenada en un soporte electrónico legible desde un computador. Cada registro constituye una unidad autónoma de información que puede estar a su vez estructurada en diferentes campos o tipos de datos que se recogen en dicha base de datos. Por ejemplo, en un directorio de miembros de una asociación, un registro será la ficha completa de cada uno de los socios. En cada registro se recogerán determinados datos, como el nombre, la profesión, la dirección o el teléfono, cada uno de los cuáles constituye un campo.

¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS DOCUMENTAL?

En el caso de este tipo de bases de datos cada registro se corresponde con un documento, sea éste de cualquier tipo: una publicación impresa, un documento audiovisual, gráfico o sonoro, un documento de archivo, un documento electrónico,…

Los registros de las bases de datos documentales pueden incluir o no el contenido completo de los documentos que describen, según lo cual se distinguen tres categorías:

– Bases de datos de texto completo: Son aquellas que estén constituidas por los propios documentos en formato electrónico, por un volcado completo de su texto. Pueden incorporar además campos en los que se contiene la información fundamental para facilitar su descripción y recuperación. En estos sistemas la operación de búsqueda (que puede abarcar la totalidad del texto) y la consulta del documento se producen sin salir del propio sistema de información.
– Archivos electrónicos de imágenes: Están constituidos por referencias que permiten un enlace directo con la imagen del documento original, sea éste un documento iconográfico (fotografías, imágenes de televisión,…) o un documento impreso digitalizado en formato de imagen. En estas bases de datos normalmente la búsqueda está limitada a los campos de la referencia bibliográfica y no se pueden localizar otros términos presentes en el texto completo del documento original.
– Bases de datos referenciales: Sus registros no contienen el texto original sino tan sólo la información fundamental para describir y permitir la localización de documentos impresos, sonoros, iconográficos, audiovisuales o electrónicos. En estos sistemas de información sólo se puede obtener referencias sobre documentos que habrá que localizar posteriormente en otro servicio (archivo, biblioteca, fototeca, fonoteca,…) o solicitar a un servicio de suministro de documentos. Sin embargo, una base de datos referencial puede incluir campos que faciliten la localización del documento (bibliotecas, signaturas, direcciones en Internet,…) o incluso enlaces directos para obtener directamente el original a través de otro programa (tratamiento de texto, navegador de Internet,…).

Las bases de datos bibliográficas son generalmente bases de datos documentales referenciales, cuyos registros contienen referencias de documentos impresos o de texto.

TIPOLOGÍA DE LAS BASES DE DATOS DOCUMENTALES

Se pueden establecer diferentes tipologías para caracterizar los diferentes modelos de bases de datos documentales. Aquí se han establecido cinco clasificaciones alternativas:

− Según el organismo productor.
− Según el modo de acceso.
− Según su cobertura temática y el destinatario.
− Según su cobertura documental.
− Según el modelo de tratamiento documental.

Las tres primeras son aplicables a cualquier tipo de base de datos, mientras que las otras dos son específicas de las bases de datos documentales.

ESTRUCTURA INTERNA DE UNA BASE DE DATOS

Las bases de datos se componen de diferentes registros con su correspondiente número de identificación. En una base de datos bibliográfica cada registro se corresponde con una referencia de un documento original, que puede ser una publicación independiente (monografía, tesis, informe,…) o una parte con autonomía de contenido dentro de otra publicación (artículo incluido en una revista, una serie o una compilación, ponencia o comunicación en las actas de una reunión científica,…)

La información contenida en cada registro bibliográfico se estructura en diferentes campos para facilitar su control sistemático y su recuperación individualizada. Algunos campos reflejarán la descripción formal del documento y otros van destinados a reflejar su contenido temático. Según el modelo de base de datos y el tipo de documentos vaciado en la misma se establece una estructura de campos particular.

Por ejemplo, en una base de datos donde se incorporan referencias de artículos de revista se encuentran campos como los siguientes:

– Autor o autores del documento original.
– Título del artículo.
– Título de la revista en la que aparece.
– Año de publicación.
– Datos fuente: volumen, número, páginas.
– Idioma en el que está escrito el documento.
– Clasificación que describe el tema central tratado en el documento.
– Palabras clave que caracterizan cada uno de los temas tratados con suficiente relevancia en el artículo.
– Resumen: texto breve que sintetiza el contenido del documento.

LA RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN EN BASES DE DATOS DOCUMENTALES

Un mismo sistema de información puede estar accesible desde distintos soportes: acceso vía telnet, acceso desde una página web y edición en CD-ROM. Cada uno de estos formatos puede tener su propio sistema de interrogación y una forma de presentación o interfaz de usuario diferente. En el acceso tradicional en línea (telnet) la consulta puede realizarse a través de un formato de menús en los que el usuario va seleccionando sucesivas opciones o mediante complejos lenguajes de recuperación formados por comandos y operadores. Por el contrario, en la consulta en páginas web y en la mayoría de los CD-ROM el usuario debe completar formularios diseñados en entorno Windows.

Waldylei Yépez

REFERENCIAS

Rodríguez Yunta, Luis. (2001) Bases de datos documentales: estructura y uso. Madrid: CINDOC.

Fuente: Imagen.