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Antes de poder abordar a qué se refiere la formación de usuarios en archivos, es preciso mencionar a qué se refiere la formación como concepto. Respecto a la misma la UNESCO, citado por Monfasani y Curzel (2006), expresa que ésta:

… incluye todo proyecto o programa destinado a orientar e instruir a los usuarios reales y potenciales, individual o colectivamente, con el objeto de facilitar:
• el reconocimiento de sus propias necesidades de información,
• la correcta formulación de estas necesidades,
• la utilización efectiva y eficaz de los servicios de información y
• la evaluación de estos servicios… (pp.91-92)

Y dentro del marco de los archivos, Myriam Mejías (1999) del Archivo General de la Nación de Colombia define esto como:

El conjunto de programas y actividades de carácter temporal o permanente, formales y no formales, que adelanten los archivos por sí mismos o en cooperación con instituciones facultadas para ello por las autoridades competentes, de acuerdo con los planes que se establezcan de formación o capacitación, dirigidos a los usuarios reales o potenciales con el propósito de inducir, actualizar, perfeccionar y especializarles en el adecuado manejo y aprovechamiento de los archivos. (pp.57)

Asimismo la autora añade que para la planeación de un proyecto de Formación de Usuarios de Archivos se debe incluir: el modelo, el perfil de los capacitados y la estructura temática.

Los pasos para establecer el modelo serían:

1. Analizar el contexto en que se enmarca el modelo.
2. Identificar las necesidades.
3. Identificar los usuarios o destinatarios de la formación.
4. Formular los objetivos generales y específicos.
5. Formular y seleccionar las alternativas de formación.
6. Diseñar los contenidos o la temática a desarrollar, la estructura curricular.
7. Diseñar el plan para operacionalizar la alternativa seleccionada.
8. Caracterizar los usuarios.
9. Establecer los componentes: formativo integral; administrativo y evaluativo.
10. Evaluar el modelo, con miras a garantizar la retroalimentación.

Con respecto al objetivo principal de la formación de usuarios, se trata de formar en el uso y manejo de archivos para que los usuarios aprovechen al máximo los recursos. Por supuesto, el objetivo variará dependiendo al tipo de archivo, no es lo mismo hablar de un archivo eclesiástico que sobre un archivo histórico, o un administrativo.

Mejía añade que la formación de usuarios de archivo debe responder a una acción planificada, en la que se deben considerar factores tales como: contextualizar el tipo de archivo, la misión, objetivos y actividades, los recursos con los cuales cuenta, sus servicios y sus usuarios (reales y potenciales).

¿Cómo puede realizarse esta formación? A través de la vía presencial o semipresencial. En este último caso, se pueden usar algunas herramientas de las tecnologías de la información tales como: videotutoriales, videoconferencias, blogs, wikis, páginas web, plataformas como Moodle para aprendizaje en línea, entre otras.

Waldylei Yépez

REFERENCIAS

Mejía, M. (1999). Formación de Usuarios de Archivos. Disponible en: http://www.archivonacional.go.cr/memorias/1999/06.pdf [Consultado: 31 de octubre de 2016]
Monsfasani, R. y Curzel, M. (2006). Usuarios de la información: formación y desafíos. Buenos Aires: Alfagrama.

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